Este capítulo explica el acceso de observador: una forma de dar seguimiento de solo lectura a las ventas y al aforo de un evento. Describe cómo se invita a una persona desde el panel, cómo acepta, qué información ve y cómo se le quita el acceso.
Qué es un observador
Un observador es una persona autorizada para consultar el avance de ventas y el aforo de un evento casi en tiempo real, sin permisos de edición ni acceso a la configuración del evento.
El acceso se da por evento y queda ligado al correo electrónico de la persona invitada. No cambia el rol de su cuenta: un comprador o un organizador conserva su rol y sus permisos habituales en el resto de la plataforma.
El observador entra a un área aparte, /observador, donde aparece la lista Mis eventos con los eventos que puede consultar. El equipo administrador y el organizador dueño del evento también pueden abrir /observador/[eventId] para previsualizar exactamente lo que ven los observadores de ese evento.
Invitar a un observador
Solo administradores.
Los organizadores no pueden invitar observadores: la pestaña Observadores solo aparece para el equipo administrador. Si necesitas que alguien siga las ventas de tu evento, pídele al equipo de Pazo que lo invite.
Para invitar a un observador:
- Entra a Eventos (
/panel/events) y selecciona el evento. - Abre la pestaña Observadores (
/panel/events/[eventId]/observadores). - Pulsa Invitar observador.
- En el campo Correo, escribe la dirección de la persona.
- Pulsa Enviar invitación.
El sistema crea el registro con estado Pendiente y pide el envío de un correo con el enlace de aceptación. La pantalla no comprueba que el correo haya llegado: si la persona no lo recibe, revisa su bandeja de spam o usa Reenviar (ver «Reenviar una invitación»). Si ese correo ya es observador aceptado del evento, aparece el aviso «Ese correo ya es observador de este evento.» y no se envía otra invitación. Si la invitación anterior estaba revocada, invitar de nuevo al mismo correo la reactiva con un enlace nuevo.
La tabla de la pestaña muestra, por cada correo, su Estado, la fecha de invitación (Invitado) y la de aceptación (Aceptada).
Aceptar la invitación
La persona invitada recibe un correo con un enlace único hacia /aceptar-observador/[token].
Para aceptar la invitación:
- Abre el enlace del correo.
- Si no has iniciado sesión, pulsa Iniciar sesión (o crea tu cuenta) con el mismo correo al que llegó la invitación.
- En la tarjeta Te invitaron a observar un evento revisa el evento y la cuenta con la que vas a aceptar («Aceptarás la invitación con la cuenta …»).
- Pulsa Aceptar invitación.
El sistema comprueba que el correo de tu sesión coincida con el de la invitación; si no, muestra «Esta invitación es para otra cuenta.». Al aceptar, el estado pasa a Aceptada y se abre /observador/[eventId]. Desde entonces, el menú de tu cuenta muestra el enlace Eventos que observo.
Si el enlace no existe o fue revocado, la pantalla dice Invitación no válida y te pide que solicites un reenvío a quien te invitó. Si la invitación ya había sido aceptada, verás Invitación ya aceptada y el botón Ir al evento.
Lo que ve el observador
Al entrar a /observador/[eventId], el observador consulta un tablero con cinco secciones:
- Estado: el estado del evento (Borrador, Publicado, Pausado, Agotado, Finalizado o Cancelado), la Fecha, el Recinto y el Cierre de venta, con el enlace a la página pública del evento.
- Ventas: el total de Boletos vendidos, la lista de categorías con su número de vendidos (y de adicionales, si los hay) y cuántas órdenes hay en cada estado: En checkout, Pagada, Expirada, Cancelada, Reembolsada y Contracargo.
- Disponibilidad: un medidor por categoría con los boletos comprometidos frente al cupo («X de Y») y cuántos quedan disponibles. Las categorías sin cupo definido no aparecen.
- Aforo en vivo: tres cifras, Dentro, Usados y Válidos, y el desglose de entradas por puerta (Sin puerta cuando el escaneo no registró una).
- Órdenes en vivo: las 25 órdenes más recientes que cuentan como venta (pagadas, reembolsadas o con contracargo), con las columnas Fecha, Folio, Estado, Ítems, Comprador y Correo.
Las fechas se muestran en hora del centro de México. El tablero se actualiza solo cada 15 segundos y se detiene mientras la pestaña está en segundo plano. Si una actualización falla, se conserva la última información y aparece el aviso «Datos desactualizados: no se pudo actualizar. Se muestra la última información recibida.».
Arriba a la derecha, el botón Descargar CSV baja un archivo con una fila por cada línea de las órdenes del evento: Fecha, Folio, Estado, Categoría, Cantidad, Tipo (Boleto o Adicional), Comprador y Correo. Ese archivo tampoco lleva importes.
Lo que no puede ver ni hacer
El acceso de observador no incluye datos financieros ni información confidencial de los compradores:
- Sin cifras de dinero. No se muestran montos, precios, totales de órdenes, ingresos, costos ni comisiones, ni en pantalla ni en el CSV.
- Comprador enmascarado. El nombre aparece abreviado (por ejemplo, «Ana G.») y el correo oculto (por ejemplo, «a***@ejemplo.mx»). No se ven los nombres de los asistentes ni datos de pago.
- Solo lectura. No hay botones para guardar, editar el aforo, crear cupones ni modificar el evento.
- Sin acceso al panel. El acceso de observador no abre las pantallas de gestión del evento: solo el tablero de
/observador.
Reenviar una invitación
Solo administradores.
Mientras una invitación sigue en estado Pendiente, puedes mandar otro correo:
- Entra a
/panel/events/[eventId]/observadores. - Localiza la fila del correo en la tabla.
- Pulsa Reenviar.
Al reenviar se genera un enlace nuevo y el anterior deja de valer. Reenviada confirma que se generó el enlace nuevo y se pidió el envío del correo; no garantiza que el correo haya llegado. Si la persona no lo recibe, pídele que revise su bandeja de spam o vuelve a pulsar Reenviar.
Quitar el acceso
Solo administradores.
Para quitar el acceso a un observador en cualquier momento:
- Entra a
/panel/events/[eventId]/observadores. - Localiza el correo en la tabla.
- Pulsa Revocar.
El estado cambia a Revocada y el enlace de invitación deja de funcionar. El efecto es inmediato: en la siguiente actualización del tablero (como máximo, 15 segundos) el observador verá el mensaje «Ya no tienes acceso a este evento.» y un botón para volver a Mis eventos. Para devolverle el acceso, invítalo de nuevo con el mismo correo.