Eventos: crear, estados, pausar, archivar y eliminar · Manual de ayuda

Este capítulo explica cómo gestionar el ciclo de vida de tus eventos en Pazo. Aprenderás a crearlos con el asistente, a recorrer sus pestañas de trabajo, a controlar la venta con los estados y a pausar, cancelar, archivar o eliminar un evento según haya tenido ventas o no.

Lista de eventos

En /panel/events están los eventos de tu organización (si eres organizador, solo los tuyos). La lista pone primero los eventos que aún no empiezan, del más próximo al más lejano, y después los ya celebrados, del más reciente hacia atrás. Puedes filtrar con los botones Todos, Borrador, Publicado, Pausado, Agotado, Finalizado y Cancelado.

Cada fila muestra el título, la fecha, el tipo de aforo, el estado y los boletos Vendidos sobre el aforo. Al final tienes el botón Ver para entrar al evento y, según el estado, atajos como Publicar, Reanudar, Reabrir o Pausar.

Crear un evento

Pulsa Crear evento en /panel/events para abrir el asistente en /panel/events/new. Si dejaste uno a medias, el asistente te ofrece Continuar donde te quedaste o Descartar.

Datos: escribe el Título * y la Descripción; indica la Fecha y hora de inicio * (hora de Ciudad de México) y, si quieres, la Fecha y hora de fin (opcional). Si no indicas fin, la venta y el catálogo cierran 12 horas después del inicio. La fecha de inicio no puede haber pasado. Elige el Recinto. Fija también el cargo por servicio y ¿Cómo ve el comprador la comisión? (Visible, Oculto sumado u Oculto incluido); el organizador ve el porcentaje de la plataforma ya precargado, y el administrador además elige el Organizador y captura el porcentaje. Pulsa Continuar.
Aforo y reglas: elige el Tipo de aforo (General (por cupo, sin asiento), Asiento numerado (reserved) o Mixto (por cupo y con asiento)). Decide si activas ¿Limitar boletos por persona? (de 1 a 100) y Exigir nombre del asistente. Pulsa Continuar.
Temática (opcional): elige un estilo para la página pública del evento o deja el aspecto de Pazo. Lo demás de la temática (colores, fuentes, fondo) se ajusta después en la pestaña Temática; ver Imágenes y temática.
Revisión: comprueba el resumen, sube fotos si quieres (también puedes hacerlo después en la pestaña Imágenes) y pulsa Crear evento.

El evento nace en estado Borrador: no está a la venta ni es visible al público. Podrás publicarlo desde su pestaña Resumen.

Pestañas del evento

Al abrir un evento en /panel/events/[eventId] ves la cabecera con su estado y, debajo, las pestañas de trabajo:

Resumen: capacidad total, lugares comprometidos, ocupación y la tarjeta de Publicación.
Categorías: precios, cupos y accesos adicionales.
Aforo: el mapa de asientos.
Imágenes: las fotos del carrusel público.
Asistentes: compradores y boletos.
Ventas: las órdenes y los cobros.
Cupones: códigos de descuento.
Sorteo: sorteos del evento.
Validadores: el personal que escanea en puerta.
Observadores: consulta de ventas en solo lectura. Solo administradores.
Temática: colores, fuentes y fondo de la página pública del evento.
Ajustes: datos generales, reglas de compra, comisión y zona de peligro.

Arriba del resumen está el Enlace público del evento, con los botones Copiar y Abrir. Mientras el evento es un borrador, ese enlace no abre para nadie.

Estados y publicación

Un evento pasa por estos estados:

Borrador: recién creado; no está a la venta.
Publicado: a la venta en el catálogo y accesible por su enlace.
Pausado: venta detenida de forma temporal.
Agotado: sin lugares disponibles. Lo marca el sistema y vuelve a vender si se libera algún lugar. Desde aquí también puedes Pausar para frenar la venta antes de que un reembolso la reabra.
Finalizado: el evento ya terminó; no admite más cambios de estado.
Cancelado: retirado de la venta de forma permanente; no admite más cambios de estado.

La tarjeta Publicación de la pestaña Resumen lista los requisitos para poner el evento a la venta:

Al menos una categoría con cupo mayor a 0 (en un evento de asiento numerado, al menos una categoría de precio).
Si el evento usa mapa, el mapa de asientos congelado.
La comisión del evento y su modo; si aún no tiene comisión, al publicar se le pone la de la plataforma.
Las credenciales de Mercado Pago configuradas.

Además, para publicar o reanudar como organizador debes tener aceptadas las condiciones vigentes para Organizadores en Mi cuenta y tu cuenta no puede estar suspendida; un evento para más de 20,000 personas lo publica la administración.

Mientras falte algo, el botón de publicar está desactivado y los enlaces Ir a categorías, Ir a Aforo e Ir a ajustes te llevan a resolverlo. Cuando todo esté listo, pulsa Publicar (o Reanudar si estaba pausado, o Reabrir venta si estaba agotado).

Pausar y reanudar la venta

Puedes detener la venta en cualquier momento sin cancelar el evento.

Entra a la pestaña Resumen del evento, o a la lista de eventos.
Pulsa Pausar. El evento pasa de inmediato a Pausado.
Para volver a vender, pulsa Reanudar.

Si la administración pausó el evento, solo ella puede reanudarlo: tú verás el aviso «La administración pausó este evento. Solo ella puede reanudar la venta.»

La pausa de la administración

Solo administradores.

La administración de Pazo puede intervenir en la venta de un evento desde la tarjeta Publicación:

Tomar la pausa: si el organizador pausó su evento, el administrador pulsa Tomar la pausa y la pausa pasa a ser de la administración. Mientras esté activa, el organizador no puede reanudar la venta.
Bloquear publicación: en un evento en Borrador, el administrador pulsa Bloquear publicación para impedir que el organizador lo ponga a la venta. El organizador ve la nota «La administración bloqueó la publicación de este evento.» Para desbloquearlo, el administrador pulsa Permitir publicar.

Editar ajustes

En la pestaña Ajustes (/panel/events/[eventId]/settings) cambias los datos generales y las reglas de compra:

Modifica el Título *, la Descripción, la Fecha y hora de inicio * o la Fecha y hora de fin (opcional).
El Tipo de aforo solo puede cambiarse cuando el evento está en borrador y no tiene categorías.
Ajusta las reglas de compra: ¿Limitar boletos por persona? (de 1 a 100), Exigir nombre del asistente, Permitir re-entrada (el validador puede registrar la salida de un boleto y ese boleto vuelve a entrar) y Permitir transferir boletos (el comprador puede pasar un boleto a otra persona una sola vez, hasta que cierra la venta; el QR anterior deja de valer).
En la sección de comisión, el organizador puede cambiar cómo se muestra (Visible, Oculto sumado u Oculto incluido). Si el evento ya tiene órdenes, no se puede cambiar hacia ni desde Oculto incluido; entre Visible y Oculto sumado, sí. El porcentaje lo fija la administración.
El administrador, además, puede cambiar los Minutos de apartado en checkout y marcar Fijar el modo de la comisión para que el organizador no pueda cambiar el modo.
Pulsa Guardar ajustes.

Cancelar un evento

Cancelar retira el evento de la venta de forma permanente y reembolsa las órdenes pagadas. No se puede deshacer.

Entra a la pestaña Resumen (botón Cancelar evento de la tarjeta Publicación) o a Ajustes, a la Zona de peligro.
Pulsa Cancelar evento.
Confirma con Sí, cancelar.

Un evento Finalizado o Cancelado ya no puede cancelarse. Si el evento ya tiene una liquidación pagada o ya pasó su fecha, solo la administración puede cancelarlo: el sistema te indica el correo para escribirle.

Archivar un evento

Solo administradores.

Archivar es una marca independiente del estado: retira el evento de los listados público y del panel del organizador y da 404 en su página pública, sin tocar sus órdenes ni sus boletos. Es distinto de cancelar: no genera reembolsos.

Entra a la pestaña Ajustes y busca la sección Archivar evento (solo admin).
Pulsa Archivar evento y confirma con Sí, archivar.
Si el evento tiene boletos apartados o pagos pendientes vigentes, el sistema te lo indica. Entonces puedes pulsar Cancelar pendientes y archivar y confirmar con Sí, cancelar pendientes y archivar; eso cancela los pendientes y nunca toca órdenes ya pagadas.
Para ver los eventos archivados, entra a /panel/events y pulsa Archivados.
Para reactivar uno, pulsa Desarchivar en la lista o Desarchivar evento en sus Ajustes.

Eliminar un evento

Solo se puede eliminar un evento sin ventas ni liquidaciones. Se borra por completo: categorías, asientos, cupones e imágenes.

No se puede eliminar un evento con órdenes pagadas, reembolsadas o con contracargo, con apartados vigentes, con un pago que todavía pueda llegar desde Mercado Pago, con boletos emitidos o con una liquidación registrada. En esos casos el sistema indica que solo se puede archivar, y archivar lo hace la administración: escríbele para pedírselo.

Si el evento no tiene ventas:

Ve a la pestaña Ajustes y baja hasta la sección Eliminar evento, en la Zona de peligro.
Pulsa Eliminar evento.
En el diálogo, escribe en el campo Título del evento el título exacto del evento.
El botón Eliminar para siempre se habilita solo cuando el texto coincide. Púlsalo para confirmar; el borrado no se puede deshacer.